仕事でのメールの使い方について、ご紹介します。
私はコレで仕事のミス・モレを削減し、仕事の効率がアップしました。
STEP1 メールは３つのフォルダで管理する
メールは３つのフォルダで管理します。
3つのフォルダとは
・アクション
・情報
・アーカイブ
STEP2 届いたメールは時間を決めて「振り分ける」
メールはだらだらと読まず、時間を区切ります。3分・5分といった短い時間が良いでしょう。
受信メールを送信者・タイトルを特に注目し、内容はほとんど見ないかちらっと目を通す程度で、2つのフォルダに分けていきます。
ここで重要なのは2つのフォルダだけ使うことです。
2つのフォルダは「アクション」と「アーカイブ」です。
アクションフォルダに入れるメール
- 返信が必要なメール
- 資料など確認する必要があるメール
- 日時をチェックしてスケジュールに入れておく必要があるメール
- 人に転送して共有が必要なメール
「アクション」フォルダに入れるのは、そのメールに何らかのアクションをする必要があるメールです。
アーカイブフォルダに入れるメール
- アクションが不要なもの
急ぎのメールか急がないかなどは関係ありません。「アクション」の要否だけで、振り分けます。
不要なDMや迷惑メールがある場合は、アーカイブフォルダにも入れずに即削除します。削除するか迷う程度であれば、迷う時間がもったいないので、アーカイブに入れます。
受信メールフォルダは空にする
振り分けをすると、受信メールフォルダは空になります。
そうすると、次にメールを確認する時にまだ全く目を通していないメールだけが受信メールにあるため、作業しやすくなります。
例外：手動で振り分けない自動振り分けフォルダ
自動振り分けができるフォルダは作って良いです。
ただし、たまにフォルダを送信者別に作っている人がいますが、そのような作り方はやめましょう。
例えば「木村さん」というフォルダを作り、木村さんからのメールは全てそのフォルダに入るようにしてしまうと、木村さんからのメールというだけで、アクションが必要なメールもそのフォルダに入ってしまうからです。
これは仕事のモレが発生するので危険です。
自動振り分けをしてもいいのは、定期的に届くメールで、必要な時だけ確認すればいいメールや、時間が空いてる時にまとめて確認すれば良いメールだけです。
例えば、私の場合は自分が所属する会社が発行しているメルマガは全て自動振り分けをしています。すぐには読みませんが、メルマガ掲載内容に関して調べたい時（必要な際）に確認します。
アクションフォルダ 優先順位をつけて行動
時間を区切って「読む（＝振り分けする）」作業が終わったらアクションを起こしていきます。
振り分けすることで「アクション」フォルダにはアクションが必要なメールだけが入っています。
このアクションフォルダに入っているものは、優先順位をつけて行動をしていきます。
優先順位を付けたら、「9時半までに上位3件のメールを処理しよう」など、また時間を区切ります。
行動とは次のような作業です。
- 至急返信が必要なものに返信する。
- 会議のお知らせメールを確認し、スケジュールに日程や場所を入力したり、TODOリストに、「何日までに何の資料を用意する」など具体的な行動を落とし込む。
処理済みメールは移動する
行動を起こしたメール（処理済みメール）は、そのまま「アクション」フォルダには置いておきません。
「アーカイブ」フォルダに入れるか、「情報」フォルダに入れます。
例えば、
- 返信だけが必要であった相談メールは、返信後「アーカイブ」へ。
- 会議資料が添付された会議のお知らせメールは、スケジュール登録後、「情報」フォルダへ（更に会議終了後はアーカイブへ）
情報フォルダは、仮置き場
情報フォルダは人によっては不要かもしれません。
私はこのフォルダがある方が自分に合っていたので作っています。
アクションフォルダに一旦入れたものの中で、会議や研修の案内など、当日まで確認する機会がちょこちょこあるものについては、「情報」フォルダに入れておきます。
大量のメールとうまく付き合おう
企業の働き方も変わってきており、メール自体をあまり使わないなんて会社も出てきています。社内はチャットでやりとりし、外部とだけメールを使うなど。
しかし、まだまだメールが中心の会社も多いです。
やるべきことを見失わないように、メールに埋もれてしまわないようにあなたに合った情報整理術をぜひ見つけてみてくださいね。